プレゼンの目的は相手に行動させること

プレゼンの構成を練る前に、まず押さえておかなければならないのが、プレゼンの目的です。極端な話、相手に資料を渡すだけでも良いのに、わざわざスピーチの場を設ける理由は何なのでしょうか。

「資料だけでは伝わらない、自分の意見を伝えるためだ」と考える方も多いかもしれませんが、それは違います。プレゼンの真の目的は「相手に望ましい行動をとらせること」。その達成のために有効な手段として、相手に直接訴えかけることができるプレゼンがあります。

自分の意見を伝えるだけのプレゼンを行った場合、相手は単に、言われた内容を理解しただけに留まってしまいます。それでは意味がありません。

プレゼンは、終了後に相手に「それはすごく良い案だ、明日からやってみたい」と思わせることが最も重要なのです。この「相手に望ましい行動をとらせる」という、内容の理解から一歩踏み出した目的を達成するには、言葉で相手の心を動かす必要があります。

そのためには事前準備として、相手は何に悩んでおり、どんなときに便益を感じるのかを理解しておかなければなりません。

例えばインターンシップの課題として主催企業の成長戦略立案をプレゼンする場合は、相手は革新的なアイデアを求めているのか、それとも周囲の人を納得させられるような手堅い案を求めているのかなどを見極めた上で提案内容を決めましょう。また、堅実家なのか理想家なのかなど、相手はどんな時にモチベーションが上がるのかも事前に調べておくと、なお良いでしょう。

はじめで差をつける！イントロの構成

プレゼンの目的と事前準備を確認したところで、いよいよ構成について見ていきます。

プレゼンは、イントロダクション、ボディ、クロージングの大きく3つの要素で構成されます。普通はボディと呼ばれるプレゼンの本筋を伝える部分だけが重視されがちですが、実はイントロやクロージングもプレゼンの上手い・下手の差がつくポイントです。それぞれの役割と要点を順番に見ていきましょう。

まずイントロは、プレゼンのいわゆる掴みの部分です。聞き手の関心を誘導する役割があります。

みなさんの中には、いつも以下のような言葉だけでイントロを終え、すぐに本筋の説明に移ってしまっている方もいるのではないでしょうか。

相手に望ましい行動をとらせるというプレゼンの目的を考えた時、このようなイントロでは不十分です。なぜなら、イントロで大切なのは、相手に聞く耳を持ってもらうことだからです。

相手に「プレゼンを聞いたほうが良さそうだ」と思わせるためのテクニックを3つご紹介します。

（1）ストーリーを語る方法

社会情勢や業界・企業が辿ってきた歴史などの事実を伝えることで、その業界・企業が変わらなければならない理由を浮かび上がらせ、本題の内容につなげます。

（2）パワフルな質問を投げかける方法

相手が直視したくないネガティブな状況を、あえて直球で指摘するような質問を投げかけることによって、相手を惹きつけます。

（3）驚きの事実を伝える方法

相手が知らないであろう情報を初めから提示することで興味を引きます。

この他に、相手の関心を引こうと「ウケを狙う」手法も考えられるかもしれませんが、プレゼンの目的は相手を笑わせることではありませんよね。上記の3手法を参考に、相手に真剣に話を聞いてもらうこと、そしてプレゼン後の行動を引き出すことに注力するのが良いでしょう。

一番伝わる話の順番は？ボディの構成

次にボディです。ボディはプレゼンの本筋の部分で、主張と根拠を伝える役割があります。「結論→現状→課題→打ち手」の順に構成すると伝わりやすいという話は、聞いたことがある方も多いかもしれません。相手の心を動かして行動を引き出すために、このフローにただ当てはめるのでなく、それぞれの要素の意味を理解した上で構成を組み立てましょう。

（1）結論

まずはプレゼンのキーメッセージである結論を話さなければ、相手にプレゼンの内容が伝わらないというのは大前提。その上で、結論では相手に夢を持たせましょう。結論で述べたことを実行すればどんな良いことがあるのか、ビジョンや便益を伝え、相手に結論自体を魅力的だと思ってもらうのです。

（2）現状

結論で夢を持たせることができたら、次に現状を共有します。データなどを用いながら事実を伝え、相手との共通認識を作るのです。共通認識ができてはじめて、次に話す課題を真に課題として捉えてもらう土台ができます。

（3）課題

課題では現実を直視させ、危機感を持たせることが重要です。相手によっては何が課題かを正しく認識していない場合と、認識していても当事者意識を持って行動していない場合があります。相手がどちらのタイプか見極め、話し方やスライドのトーンも変えられると良いでしょう。

（4）打ち手

最後に打ち手では、先に伝えた課題の解決策と効果を示しましょう。「実行すれば意味がある」と思わせられるかは、課題と打ち手との整合性がどれだけしっかりととれているかで決まります。

以上のように、ボディはただフローに当てはめて話すのではなく、相手にどのように考えさせ、最終的にどんな行動をとってほしいのかから落とし込んで組み立てましょう。

「ありがとう」だけで終われない。クロージングの構成

プレゼンの終わりの部分、クロージングも気を抜いてはいけません。多くの人は、ボディの打ち手の提示後すぐに「以上になります。貴重なお時間ありがとうございました。ぜひ前向きにご検討ください」と述べるだけでプレゼンを終了してしまいます。

繰り返しになりますが、プレゼンの目的は「相手に望ましい行動をとらせること」です。このクロージング終了後には、相手に「この施策をやってみよう」と行動に移させる必要があります。そのために、クロージングでは、結論の再主張と、具体的にとってほしいアクションの提示をしましょう。「明日からでも◯◯をしましょう」と促せば、相手も次の行動がイメージしやすくなります。

以上のように、プレゼン全体を通した構成のポイントは、「聞く耳を持ってもらう」「納得してもらう」「行動してもらう」の3点を順番に押さえることです。インターンなどでプレゼン前に社員の方と話す機会があれば、この3点を押さえるための材料として、自分の主張が会社の実情とずれていないか、そもそもどんな背景や課題があってプレゼンのテーマが設定されているのかなどを確認しておくと良いでしょう。

ついやりがち、話し方のあるあるNG

ここまで説明したように、常に「相手に望ましい行動をとらせる」という目的から逆算して構成を練り上げれば、きっと相手の心を動かすプレゼンが作れるでしょう。仕上げとして気をつけたいのが、話し方です。肝心の本番でついやってしまいがちな、NGな話し方を3つご紹介します。

（1）早口すぎる

プレゼンが早口すぎると、余裕がなく見えたり、情報を詰め込みすぎて本当に伝えたいことが伝わりづらくなったりします。相手がどんなに頭の回転が速い人だったとしても、大きな声でゆっくりと話すことを心がけましょう。

（2）小難しい単語を使う

小難しいビジネス用語や専門用語は、意味が曖昧だったり、組織によって示す意味が異なったりするため、相手との認識に齟齬が生じる原因となります。誰でも分かりやすい平易な言葉で端的に話すようにしましょう。

（3）すべてを言葉で説明しようとする

プレゼンを制限時間内に収め、伝えるべき情報を相手に的確に伝えるためには、すべての情報を言葉で説明しないようにしましょう。必ずしも必要ではない、補足的な情報を間引くのは一つの方法です。また、人は聴覚よりも視覚から受け取る情報量のほうが多いと言われますから、スライドを上手に使うと良いでしょう。

では、どうすればプレゼンをより伝わりやすく、かつ格好良く見せるスライドを作成することができるのでしょうか。続く「【プレゼン必勝法】覚えて使えるスライド資料作成術」では、資料作成で覚えておくべきグラフ・表の種類や、スライドづくりのテクニックをお伝えします。